PANIK ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ

«PANIK ENTERTAINMENT GROUP ΕΠΕ»

ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ (WHISTLEBLOWING)

1. Εισαγωγή

1.1. Η «PANIK ENTERTAINMENT GROUP ΕΠΕ» (εφεξής καλούμενη η «Εταιρεία» ή και «PANIK») αποδίδει πρωταρχική σημασία στη διασφάλιση των υψηλότερων προτύπων δεοντολογίας, ακεραιότητας, διαφάνειας, ηθικής και νόμιμης επιχειρηματικής συμπεριφοράς της. Για το λόγο αυτό επιδεικνύει μηδενική ανοχή σε ενέργειες που μπορεί να διαταράξουν το υγιές εργασιακό της περιβάλλον, να τη βλάψουν και να εκθέσουν σε κίνδυνο τη φήμη και την αξιοπιστία της.

1.2. Στόχος της παρούσας Πολιτικής Διαχείρισης Αναφορών (εφεξής καλούμενη η «Πολιτική») είναι η συγκρότηση ενός εσωτερικού και εξωτερικού συστήματος αναφοράς παραβιάσεων του δικαίου της Ε.Ε., σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο Ν. 4990/2022 και στη σχετική νομοθεσία της Ε.Ε., καθώς και οποιασδήποτε οικείας νομοθεσίας και εσωτερικού κανονισμού, η προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις και η οργάνωση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών.

1.3. Η Πολιτική αυτή αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο για την αναγνώριση και μείωση των κινδύνων, τον εντοπισμό και την πρόληψη αθέμιτων πρακτικών, την αποτροπή ανήθικης συμπεριφοράς και τη διατήρηση της εμπιστοσύνης στις δραστηριότητες της Εταιρείας.

2. Σκοπός της Πολιτικής

Μέσω της παρούσας Πολιτικής, η Εταιρεία επιδιώκει:

• Να ενθαρρύνει τα ενδιαφερόμενα μέρη να εκφράσουν έγκαιρα και χωρίς δισταγμό τις τυχόν σοβαρές ανησυχίες τους, αναφορικά με σοβαρές παραβιάσεις νομοθεσίας που διαπράχθηκαν από πρόσωπο που εμπλέκεται στις δραστηριότητες και τη λειτουργία της Εταιρείας.
• Να αποσαφηνίσει το εύρος και τη λειτουργία του συστήματος αναφορών και τη διαδικασία έρευνας αυτών.
• Να διασφαλίσει ότι θα τηρείται εμπιστευτικότητα και ότι γνήσιοι προβληματισμοί για περιστατικά προς διερεύνηση, που εκφράζονται με ειλικρίνεια, μπορούν να εγείρονται χωρίς φόβο, ακόμη και αν αποδειχθούν λανθασμένοι.
• Να εξασφαλίσει την προστασία των αναφερόντων από αντίποινα όταν προβούν σε αποκάλυψη στοιχείων.

3. Πεδίο εφαρμογής

Α. Πρόσωπα που καλύπτει η παρούσα Πολιτική

3.1. Η παρούσα Πολιτική απευθύνεται στα ακόλουθα πρόσωπα:

1. Στους εργαζομένους της Εταιρείας, ανεξάρτητα από το αν η απασχόλησή τους είναι πλήρης ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή, με οποιουδήποτε είδους σχέση εργασίας ή απασχόληση.
2. Σε άτομα που παρακολουθούν κατάρτιση, συμπεριλαμβανομένων των ασκούμενων και των μαθητευόμενων (αμειβόμενων ή μη).
3. Στους μη μισθωτούς, στους εξωτερικούς συνεργάτες πάσης φύσεως, στους αυτοαπασχολουμένους ή στους συμβούλους.
4. Στους εκπροσώπους που ενεργούν στο όνομα της Εταιρείας.
5. Στους μετόχους και τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.
6. Σε τρίτους-αντισυμβαλλόμενους της Εταιρείας, όπως πελάτες και προμηθευτές.
7. Σε πρόσωπα που αναφέρουν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης με την εταιρεία, η οποία έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης.
8. Σε πρόσωπα των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης.

3.2. Προϋπόθεση υπαγωγής στο πεδίο προστασίας της παρούσας είναι η αναφορά να γίνεται με καλή πίστη, δηλαδή όσοι προβαίνουν σε αναφορές να έχουν βάσιμους λόγους που οδηγούν στην εύλογη πεποίθηση ότι οι πληροφορίες που παρέχουν είναι αληθείς. Σε κάθε περίπτωση, η καλή πίστη θεωρείται δεδομένη, εκτός εάν αποδειχθεί ότι η αναφορά έγινε κακόβουλα.

Β. Αντικείμενο αναφορών

3.3. Δεδομένου ότι η διαδικασία υποβολής αναφορών αναγνωρίζεται ευρέως ως ένα σημαντικό εργαλείο για την ανίχνευση σημαντικών παρατυπιών/παραβιάσεων νομοθεσίας, είναι σημαντικό τα πρόσωπα που υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής να κατανοούν πλήρως τις περιπτώσεις για τις οποίες οφείλουν ηθικά να υποβάλλουν αναφορά.

3.4. Για τους σκοπούς της Πολιτικής, ο όρος «παραβίαση» περιλαμβάνει σε γενικές γραμμές τις επικίνδυνες, ανήθικες, αντιδεοντολογικές ή παράνομες πρακτικές που πραγματοποιούνται στη σφαίρα ευθύνης της Εταιρείας ή στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της και δημιουργούν κίνδυνο. Μπορεί να αφορούν το παρελθόν, το παρόν ή το μέλλον και μπορεί να έχουν συμβεί εντός ή εκτός της Ελλάδας. Οι παραβιάσεις αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν ενδεικτικά, και όχι περιοριστικά, τα κατωτέρω:

• Παραβίαση των πολιτικών της Εταιρείας καθώς και του νομοθετικού πλαισίου που την διέπει.
• Πράξεις που ενδέχεται να βλάψουν τον σκοπό και τη φήμη της Εταιρείας.
• Κατάχρηση των περιουσιακών στοιχείων της Εταιρείας καθώς και κλοπή ή υπεξαίρεση.
• Σύγκρουση συμφερόντων.
• Διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών, επιχειρηματικών μυστικών, σχεδιασμών που άπτονται στρατηγικών ή γενικότερα οικονομικών συμφερόντων της Εταιρείας.
• Απάτη ή πλαστογραφία.
• Διαφθορά ή κατάχρηση εξουσίας.
• Κατάχρηση εμπιστοσύνης.
• Δωροδοκία ή δωροληψία ή απόπειρα αυτής.
• Δικαστική πλάνη/κακοδικία.
• Εξύβριση, συκοφαντική δυσφήμιση.
• Εκφοβισμός.
• Νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.
• Συμμετοχή ή διευκόλυνση φοροδιαφυγής.
• Παραβίαση οποιασδήποτε ισχύουσας νομοθεσίας περί ανταγωνισμού.
• Παραβίαση εμπιστευτικότητας και προσωπικών δεδομένων.
• Παραβάσεις σε θέματα λογιστικά, φορολογικά και ελέγχου.
• Πράξεις που θέτουν ή ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο την υγεία ή/και την ασφάλεια ενός ή περισσοτέρων ατόμων.
• Ασφάλεια προϊόντων και προστασία καταναλωτών
• Πράξεις επιζήμιες προς το περιβάλλον.
• Διακριτική μεταχείριση.
• Άλλη ανήθικη ή ανάρμοστη συμπεριφορά.
• Εσκεμμένη απόκρυψη πληροφοριών σχετικά με οποιοδήποτε από τα παραπάνω.

4. Πράξεις που δεν εμπίπτουν στην Πολιτική

4.1. Δεν μπορεί να θεωρηθεί ως αναφορά σημαντικής παρατυπίας/παραβίασης νομοθεσίας, κατά την έννοια της παρούσας Πολιτικής, κάθε είδους υποβαλλόμενη αναφορά. Συγκεκριμένα, εξαιρούνται του πεδίου εφαρμογής της παρούσας και δεν διερευνώνται περαιτέρω αναφορές που διαπιστώνεται ότι αφορούν στα εξής:

• Παράπονα πελατών σχετικά με την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών, τα προϊόντα της Εταιρείας ή την ποιότητα της εξυπηρέτησης.
• Διαφωνίες σε θέματα που αφορούν πολιτικές και αποφάσεις της διοίκησης.
• Διαφωνίες για θέματα που δεν παραβιάζουν το νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο ή δεν αποτελούν ηθικά ανάρμοστη συμπεριφορά ή για τα οποία δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις που να στοιχειοθετούν παραβίαση.
• Παράπονα που σχετίζονται με προσωπικά θέματα και διαφωνίες με συναδέλφους ή προϊσταμένους.
• Αβάσιμα περιστατικά, φήμες και διαδόσεις.
• Μη καλόπιστες αναφορές, όπως όσες γίνονται είτε καταχρηστικά είτε κακόβουλα, επιπόλαια ή με δυνητικά δυσφημιστικό σκοπό (που αποσκοπούν δηλαδή στο να βλάψουν την ακεραιότητα ή τη φήμη άλλου προσώπου).

4.2. Επιπλέον, δεν υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής περιστατικά βίας και παρενόχλησης στην εργασία, τα οποία ρυθμίζονται από την οικεία Πολιτική της Εταιρείας.

4.3. Εάν κάποιος χρειάζεται οποιαδήποτε διευκρίνιση σχετικά με τα είδη των παραβιάσεων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής, μπορεί να επικοινωνήσει με τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών, όπως φαίνεται κατωτέρω.

5. Διαδικασία υποβολής αναφορών

Α. Εσωτερικοί δίαυλοι αναφοράς

5.1. H Εταιρεία καθιερώνει εύκολα προσβάσιμους διαύλους υποβολής αναφορών, ενθαρρύνει την υποβολή αναφοράς περιστατικών που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και εγγυάται ότι όλες οι αναφορές που λαμβάνονται αντιμετωπίζονται με εχεμύθεια.

5.2. Η Εταιρεία ενθαρρύνει τόσο τις ανώνυμες, όσο και τις επώνυμες αναφορές. Ωστόσο, σημειώνεται ότι οι έρευνες ανώνυμων καταγγελιών ενδέχεται να είναι δυσχερέστερες, ενώ σε αυτή την περίπτωση ο αναφέρων δεν θα έχει τη δυνατότητα να παρακολουθήσει την πορεία της αναφοράς του. Η αναφορά μπορεί να υποβληθεί επώνυμα ή ανώνυμα με τους εξής τρόπους:

α) εγγράφως, επώνυμα μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση anafores@panikrecords.gr

β) εγγράφως, επώνυμα ή ανώνυμα μέσω αποστολής επιστολής προς την Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών, κα  Αθηνά Βασιλογιαννάκη (εφεξής καλούμενο «Υ.Π.Π.Α.») που έχει ορίσει η Εταιρεία στη διεύθυνση Panik Records Entertainment EΠΕ, Λ. Βουλιαγμένης αρ. 77, τ.κ. 16673, Βουλα, Αττική υπόψιν κας Αθηνάς Βασιλογιαννάκη, με την ένδειξη «προσωπικό και εμπιστευτικό»

γ) προφορικώς, μέσω τηλεφώνου στο 6945870689

δ) προφορικώς μέσω συνάντησης με φυσική παρουσία με την Υ.Π.Π.Α. εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, κατόπιν αίτησης του αναφέροντος.

Οι ανωτέρω δίαυλοι επικοινωνίας λειτουργούν αποκλειστικά για την παραλαβή αναφορών και είναι διαθέσιμοι όλες τις ημέρες και ώρες της εβδομάδας.

5.3. Οι αναφορές, όπως αναφέρθηκε ανωτέρω, πρέπει να διέπονται από την αρχή της καλής πίστης εκ μέρους του αναφέροντος, ο οποίος οφείλει να επιδεικνύει την δέουσα επιμέλεια καθ’ όλη τη διαδικασία της υποβολής τους και της προσκόμισης των σχετικών πληροφοριών. Προκειμένου να διευκολυνθεί η έρευνα και η ορθή αξιολόγηση των υποβαλλόμενων αναφορών, οι αναφορές προτρέπεται να είναι σαφείς, ορισμένες και να περιέχουν όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες, όπως π.χ. τα γεγονότα που προκάλεσαν την υποψία/ανησυχία/πεποίθηση για την περίπτωση της παραβίασης, με αναφορά σε ονόματα, ημερομηνίες, έγγραφα, τοποθεσίες ή άλλα αποδεικτικά στοιχεία.

5.4. Σε περίπτωση που ο αναφέρων, μετά την υποβολή της αναφοράς, αντιληφθεί ότι αυτή ήταν αβάσιμη/ανυπόστατη, οφείλει να ενημερώσει την Εταιρεία με τους ανωτέρω αναφερόμενους τρόπους. Επιπλέον, αν ο ίδιος συμμετείχε στο γεγονός που αναφέρει τότε δεν απαλλάσσεται των ευθυνών του, αλλά θα συνεκτιμηθεί η συνεισφορά του στον εντοπισμό και τη διερεύνηση παρατυπιών, παραλείψεων ή αξιόποινων πράξεων.

Β. Εξωτερικός δίαυλος αναφοράς

5.5. Εκτός από τους εσωτερικούς διαύλους αναφοράς, κάθε αναφέρων έχει τη δυνατότητα να υποβάλει ή να επανυποβάλει απευθείας εξωτερική αναφορά στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.), η οποία έχει οριστεί ως ο εθνικός δίαυλος εξωτερικής αναφοράς. Η εν λόγω αναφορά μπορεί να υποβληθεί με τους ακόλουθους τρόπους:

1. Ηλεκτρονικά: με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση [email protected] ή με τη συμπλήρωση της αντίστοιχης φόρμας καταγγελιών στον ακόλουθο σύνδεσμο: https://aead.gr/submit-complaint/
2. Ταχυδρομικά: με αποστολή κλειστού φακέλου με την ένδειξη «Ν. 4990/2022» ή «Whistleblowing» στην ταχυδρομική διεύθυνση της Ε.Α.Δ. (Λένορμαν 195 & Αμφιαράου, ΤΚ 10442, Αθήνα).
3. Αυτοπροσώπως: με υποβολή του φακέλου της αναφοράς στις εγκαταστάσεις της Ε.Α.Δ. (Λένορμαν 195 & Αμφιαράου, ΤΚ 10442, Αθήνα) ή μέσω προσωπικής συνάντησης, η οποία διενεργείται κατόπιν σχετικού αιτήματος του αναφέροντος (στο τηλ 2132129870 ή στο email [email protected]).

6. Διαδικασία διαχείρισης και διερεύνησης των αναφορών

Α. Εξέταση αναφορών από την Υ.Π.Π.Α.

6.1. Όλες οι αναφορές που λαμβάνονται εξετάζονται προσεκτικά, με πνεύμα απόλυτης εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας. Μόλις υποβληθεί οποιαδήποτε αναφορά, θα ακολουθείται η κατωτέρω διαδικασία διαχείρισης και διερεύνησης. Ειδικότερα, η Υ.Π.Π.Α.:

• Επιβεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα άμεσα και σε κάθε περίπτωση εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής.
• Διαχειρίζεται κάθε αναφορά, είτε επώνυμη είτε ανώνυμη, με τη δέουσα επιμέλεια, αντικειμενικότητα, αμεροληψία και εμπιστευτικότητα. Εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων, οφείλει να απέχει από τη διαχείριση της υπόθεσης, δηλώνοντας κώλυμα.
• Εξετάζει καταρχάς εάν η αναφορά εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και ύστερα προχωρά στην περαιτέρω διερεύνηση της αναφοράς. Εφόσον απαιτείται, μπορεί να ζητήσει περαιτέρω πληροφορίες από τον αναφέροντα.
• Διερευνά την αναφορά, διενεργεί ελέγχους, έρευνες και αναλύσεις, αξιολογεί την ακρίβεια των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται σε αυτή, αποφασίζει σχετικά με το βάσιμο ή μη της υπό διερεύνησης αναφοράς, καταγράφει τα αποτελέσματα της έρευνας και, ανάλογα με αυτά, εισηγείται α) τα κατάλληλα μέτρα αντιμετώπισης της αναφερόμενης παραβίασης, β) την περαιτέρω διερεύνηση της αναφοράς, ή γ) την περάτωση της διαδικασίας και αρχειοθέτηση της αναφοράς.
• Ενημερώνει τον αναφέροντα για την πρόοδο της διερεύνησης, λαμβάνοντας ιδίως υπόψη τυχόν δεσμεύσεις εμπιστευτικότητας που ισχύουν, μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς. Λεπτομέρειες σχετικά με οποιαδήποτε πειθαρχική ενέργεια δεν μπορούν να δοθούν στον αναφέροντα, εκτός αν θεωρηθεί σκόπιμο.

Β. Απόρριψη και αρχειοθέτηση αναφοράς

6.2. Η Υ.Π.Π.Α. μπορεί να απορρίψει μια αναφορά και να περατώσει τη διαδικασία με την αρχειοθέτησή της εάν ισχύει ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα κριτήρια:

• Είναι σαφώς αβάσιμη ή κακόπιστη.
• Είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά.
• Αφορά πράξεις που δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής.
• Δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του νομοθετικού ή κανονιστικού πλαισίου.
• Δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση.
• Δεν περιλαμβάνει επαρκείς πληροφορίες για την τεκμηρίωση του ισχυρισμού.
• Αφορά ζήτημα που έχει ήδη αποτελέσει αντικείμενο συγκεκριμένης διερεύνησης κατά το παρελθόν αλλά δεν προκύπτουν νέες πληροφορίες που να καθιστούν αναγκαία περαιτέρω διερεύνηση.
• Αφορά ζήτημα που έχει ήδη επιλυθεί.

6.3. Σε κάθε περίπτωση, η Υ.Π.Π.Α. ενημερώνει εγγράφως τον αναφέροντα για την αρχειοθέτηση και τον λόγο αυτής και αν εκείνος θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά η εσωτερική αναφορά του, δύναται να την επανυποβάλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.) όπως αναλύθηκε ανωτέρω.

6.4. Η Εταιρεία τηρεί αρχείο για κάθε αναφορά που παραλαμβάνει, σύμφωνα με τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας της παρούσας. Οι αναφορές και όλο το συνοδευτικό υλικό αποθηκεύονται εμπιστευτικά, σύμφωνα με τις απαραίτητες προδιαγραφές ασφαλείας της Εταιρείας, για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις που επιβάλλονται από την παρούσα, το Ν. 4990/2022, το ισχύον ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο και σε κάθε περίπτωση μέχρι την ολοκλήρωση οποιασδήποτε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.

7. Διορθωτικές ενέργειες και πειθαρχικές κυρώσεις

Η Εταιρεία διατηρεί μηδενική ανοχή σε οποιαδήποτε παράνομη συμπεριφορά. Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας, και εφόσον είναι απαραίτητο ή κριθεί αναγκαίο, η Υ.Π.Π.Α. προτείνει διορθωτικές ή και πειθαρχικές/νομικές ενέργειες κατά του προσώπου το οποίο αφορούσε η αναφορά που υποβλήθηκε. Οι ενέργειες αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά):

(α) εκπαίδευση εργαζομένων,

(β) εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου,

(γ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές ή/και διαδικασίες,

(δ) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/ απόλυσης

(ε) δικαστική διεκδίκηση τυχόν αστικών ή και ποινικών αξιώσεων.

8. Προστασία αναφέροντος από αντίποινα

8.1. Η Εταιρεία προστατεύει κάθε πρόσωπο που αναφέρει, με καλή πίστη, παράνομες ή ανήθικες συμπεριφορές, έχοντας βάσιμους λόγους να πιστεύει ότι οι πληροφορίες σχετικά με τις αναφερόμενες παραβιάσεις ήταν αληθείς και ακριβείς κατά τη στιγμή της αναφοράς. Εάν, όμως, διαπιστωθεί ότι υπέβαλε αναφορά που γνώριζε ότι ήταν ψευδής, τότε θα υποβληθεί σε πειθαρχικά μέτρα, που μπορεί να οδηγήσουν στη λήξη της απασχόλησης του από την Εταιρεία.

8.2. Στο πλαίσιο αυτό, απαγορεύεται κάθε είδους αρνητική συμπεριφορά σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει αναφορά καλόπιστα, ακόμα και εάν η αναφορά του αποδειχθεί εκ των υστέρων εσφαλμένη. Συγκεκριμένα, η Εταιρεία δεσμεύεται ότι τα πρόσωπα που έχουν υποβάλει αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα ή δυσμενή μεταχείριση ως αποτέλεσμα της αναφοράς τους. Ως αντίποινα νοούνται οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή απειλή πράξης ή παράλειψη σε βάρος του αναφέροντος, η οποία γίνεται λόγω της αναφοράς ή της δημόσιας αποκάλυψης, συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, και προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση, συμπεριλαμβανομένης μεταξύ άλλων της παρενόχλησης, των διακρίσεων, των αδικαιολόγητων αλλαγών στη σχέση εργασίας ή οποιασδήποτε άλλης εκδικητικής πράξης. Αντίποινα αποτελούν, ενδεικτικά, τα ακόλουθα:

α) παύση, απόλυση, διαθεσιμότητα ή άλλα ισοδύναμα μέτρα

β) υποβιβασμός, παράλειψη ή στέρηση προαγωγής

γ) αφαίρεση/ διαφοροποίηση καθηκόντων, μεταβολή τόπου ή ωραρίου εργασίας, μείωση μισθού, απώλεια επιδομάτων

δ) στέρηση κατάρτισης, αποκλεισμός από εκπαιδευτικά σεμινάρια

ε) αβάσιμη αρνητική αξιολόγηση επιδόσεων ή αρνητική επαγγελματική σύσταση

στ) επίπληξη, επιβολή πειθαρχικού ή άλλου μέτρου, περιλαμβανομένης χρηματικής ποινής

ζ) καταναγκασμός, εκφοβισμός, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση

η) διάκριση ή άδικη αντιμετώπιση

θ) μη μετατροπή σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου σε αορίστου χρόνου

ι) μη ανανέωση ή πρόωρη καταγγελία σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου

ια) μη παροχή αδείας, μη έγκριση εξόδων

ιβ) σκόπιμη βλάβη, περιλαμβανομένης προσβολής της φήμης, ιδίως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ή οικονομική ζημία, περιλαμβανομένης επιχειρηματικής ζημίας και απώλειας εισοδήματος

ιγ) καταχώριση σε λίστα ανεπιθύμητων («μαύρη λίστα»), βάσει τομεακής ή κλαδικής επίσημης ή ανεπίσημης συμφωνίας, που μπορεί να συνεπάγεται ότι το πρόσωπο δεν πρόκειται να βρει θέση εργασίας στον τομέα ή στον κλάδο στο μέλλον

ιδ) άρνηση ή στέρηση παροχής εύλογων προσαρμογών σε άτομα με αναπηρία.

8.3. Το ίδιο επίπεδο προστασίας ισχύει και για τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων. Σε περίπτωση που ο αναφέρων είναι εξωτερικός συνεργάτης, δεν επιτρέπεται η πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ως αποτέλεσμα της αναφοράς.

8.4. Σε περίπτωση που ο αναφέρων εκφράσει την επιθυμία να του παρασχεθεί ειδική προστασία από τυχόν αντίποινα (π.χ. άδεια απουσίας ή μετακίνηση σε άλλο τμήμα της Εταιρείας), η Εταιρεία θα εξετάσει τη δυνατότητα ικανοποίησης του σχετικού αιτήματος εντός των εκάστοτε υφισταμένων δυνατοτήτων και δίνοντας του την δέουσα προσοχή.

8.5. Εάν πράγματι κάποιο άτομο παρότι ενήργησε καλόπιστα, εκτεθεί σε άμεση ή έμμεση θυματοποίηση, ιδίως σε αντίποινα, ως αποτέλεσμα της αναφοράς του, πρέπει να ενημερώσει αμέσως το αρμόδιο τμήμα της Εταιρείας ώστε να το διερευνήσει. Αν από την έρευνα προκύψει ότι πράγματι υπήρξαν αντίποινα, θα επιβληθούν πειθαρχικά ή άλλα περαιτέρω μέτρα σε βάρος αυτού που τα διέπραξε. Αυτός ο οποίος κατηγορείται ότι διέπραξε τα αντίποινα έχει το βάρος της απόδειξης ότι οι ενέργειές του δεν σχετίζονται με την αναφορά στην οποία προέβη ο αναφέρων.

9. Εμπιστευτικότητα και Ανωνυμία

9.1. Στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής, η Εταιρεία παρέχει τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς ανώνυμα. Ωστόσο, για την αποτελεσματικότερη διερεύνηση της αναφοράς και την αξιολόγηση της αξιοπιστίας αυτής συνιστάται να υποβάλεται αυτή επώνυμα, καθώς η προστασία που προσφέρει η Εταιρεία ελαχιστοποιεί την αναγκαιότητα για ανωνυμία. Σε κάθε περίπτωση, η Εταιρεία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα ώστε να διασφαλίσει πως δεν χρησιμοποιείται καμία μέθοδος για την ταυτοποίηση των αναφερόντων, εφόσον επιλέξουν να παραμείνουν ανώνυμοι.

9.2. Σε περίπτωση που η αναφορά γίνει επώνυμα, η Εταιρεία δεσμεύεται ότι θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια και θα λάβει κάθε εύλογο μέτρο ώστε να διατηρήσει την ταυτότητα του αναφέροντος εμπιστευτική και μη προσβάσιμη σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Αυτό σημαίνει ότι τα στοιχεία του δεν θα αποκαλυφθούν στο πρόσωπο που ενδεχομένως εμπλέκεται στις αναφερθείσες παρανομίες ή σε οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο, εκτός εάν ο αναφέρων δώσει ρητή συναίνεση για την αποκάλυψη της ταυτότητάς του ή εάν αυτό απαιτείται για την αποτελεσματική διερεύνηση της υπόθεσης και τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του αναφερομένου. Ειδικότερα, ο αναφέρων θα ενημερωθεί εγγράφως προτού αποκαλυφθεί η ταυτότητά του, εκτός εάν η ενημέρωση αυτή υπονομεύει τις σχετικές έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες. Μετά από την ενημέρωση, ο αναφέρων δικαιούται να υποβάλει εγγράφως παρατηρήσεις προς την αρχή που προβαίνει στην αποκάλυψη, οι οποίες δεν γνωστοποιούνται σε κανέναν.

9.3. Τα ανωτέρω εφαρμόζονται και για την προστασία της ταυτότητας των αναφερομένων. Ειδικότερα, η ταυτότητα του προσώπου εναντίον του οποίου έχει διατυπωθεί κατηγορία προστατεύεται και αντιμετωπίζεται με απόλυτη εμπιστευτικότητα προκειμένου να αποφευχθεί κάθε κίνδυνος στιγματισμού και θυματοποίησης. Δεν αποκαλύπτεται παρά μόνο σε ορισμένες εξαιρετικές περιπτώσεις, όπως αν απαιτείται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο, στο πλαίσιο ερευνών αρμόδιων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών, και εφόσον αυτή είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών της παρούσας Πολιτικής ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του.

10. Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

10.1. Απαράβατη αρχή της παρούσας Πολιτικής είναι, όπως αναφέρθηκε ανωτέρω, η προστασία της ανωνυμίας και της εμπιστευτικότητας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των προσώπων που υποβάλλουν αναφορές.

10.2. Οποιαδήποτε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δυνάμει της παρούσας, πραγματοποιείται σύμφωνα με τον «Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων» (Κανονισμός ΕΕ 2016/679 – «GDPR») και τον Ν. 4624/2019, με την επιφύλαξη των ειδικότερων προβλέψεων του Ν.4490/2022, όπως ισχύει, και ειδικότερων ρυθμίσεων που αφορούν στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τις αρμόδιες αρχές. Κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο της παρούσας, διενεργείται αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό που αφορά.

10.3. Στην έννοια της ανωτέρω επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα υπάγεται, ιδίως, κάθε πληροφορία σχετική με παραβιάσεις στο πλαίσιο αναφορών. Κατά κανόνα, πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού. Επιτρέπεται, όμως, η διαβίβαση των εν λόγω δεδομένων στις αρμόδιες εποπτικές και ανακριτικές ή άλλες αρμόδιες αρχές, σε περίπτωση που υπάρχει νομική υποχρέωση ή σε περίπτωση έναρξης δικαστικής ή άλλης νομικής διαδικασίας στο πλαίσιο της διερεύνησης της υπόθεσης (πχ. προκειμένου να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά μέσα σε διοικητικές, αστικές και ποινικές έρευνες και διαδικασίες).

10.4. Η Εταιρεία, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, ώστε, κατά την υποβολή και την παρακολούθηση των αναφορών, να συλλέγονται τα απαραιτήτως αναγκαία και πρόσφορα για την επίτευξη των σκοπών της παρούσας δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Σε κάθε περίπτωση, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία προφανώς δεν σχετίζονται με τον χειρισμό συγκεκριμένης αναφοράς, ή είναι υπερβολικά, δεν συλλέγονται, ή αν έχουν συλλεγεί τυχαία διαγράφονται αμελλητί.

11. Ψευδείς ισχυρισμοί και επιπτώσεις από την παραβίαση της Πολιτικής

11.1. Η υποβολή ψευδών ή αβάσιμων ισχυρισμών που αποδεικνύεται ότι έγινε κακόβουλα ή με σκοπό την εξυπηρέτηση προσωπικού οφέλους συνιστά σοβαρό πειθαρχικό παράπτωμα και ενδέχεται να οδηγήσει στη λήψη πειθαρχικών μέτρων κατά του προσώπου που διέπραξε την κατάχρηση αλλά και σε ποινικές κυρώσεις, βάσει του Ν. 4990/2022.

11.2. Επιπλέον, η Εταιρεία επιφυλάσσεται να λάβει οποιοδήποτε ενδεδειγμένο μέτρο σε βάρος οποιουδήποτε εργαζομένου, αντισυμβαλλόμενου ή πάσης φύσεως συνεργάτη της, εφόσον προκύψει ή διαπιστωθεί με οποιονδήποτε τρόπο ότι:

α) παρεμπόδισε ή αποπειράθηκε να παρεμποδίσει την υποβολή αναφοράς, σε περιπτώσεις παραβιάσεων που εμπίπτουν στο πεδίο της παρούσας,

β) εξέθεσε οποιοδήποτε πρόσωπο που υπέβαλε αναφορά με βάση την παρούσα Πολιτική σε οποιαδήποτε μορφή δυσμενούς μεταχείρισης,

γ) προέβη σε αντίποινα ή κίνησε κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος προσώπου που υπέβαλε αναφορά με βάση την παρούσα Πολιτική,

δ) παραβιάσε την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας αναφέροντος,

ε) παραπλάνησε την Εταιρεία για οποιοδήποτε υπό διερεύνηση θέμα στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής.

12. Ενημέρωση εργαζομένων

12.1. Προκειμένου να ενισχυθεί η ακεραιότητα και η διαφάνεια εντός της Εταιρείας, αυτή φροντίζει όλοι οι εργαζόμενοί της να λάβουν την κατάλληλη ενημέρωση σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής προκειμένου να διασφαλιστεί ότι γνωρίζουν πλήρως τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους στο πλαίσιο αυτής καθώς και τις διαδικασίες της Εταιρείας για την υποβολή και διερεύνηση αναφορών.

12.2. Η παρούσα Πολιτική (και κάθε αναθεώρησή της) θα κοινοποιείται σε όλα τα πρόσωπα που αφορά και θα αναρτάται σε εμφανές σημείο στην ιστοσελίδα της Εταιρείας, καθώς και στις φυσικές εγκαταστάσεις της. Η ενημέρωση μπορεί να γίνεται και μέσω της αποστολής ενημερωτικού υλικού, email, newsletter ή με άλλο πρόσφορο τρόπο ανάλογα με την κατηγορία των εργαζομένων.

13. Τροποποιήσεις και αναθεώρηση Πολιτικής

Η Εταιρεία διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιήσει και να αναθεωρήσει το περιεχόμενο της Πολιτικής ανά πάσα στιγμή, εφόσον κριθεί αναγκαίο, προκειμένου να συμμορφώνεται με τις αλλαγές του αντίστοιχου κανονιστικού πλαισίου και να βελτιώνεται συνεχώς η επιχειρησιακή αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα. Τροποποιήσεις μπορεί να απαιτούνται όταν υπάρχει αλλαγή στον τρόπο λειτουργίας της Εταιρείας λόγω των συνθηκών της αγοράς ή λόγω αλλαγής στο εργατικό δίκαιο ή σε άλλη νομοθεσία.